La pesadilla de los emails sin leer tiene solución

Correos de trabajo, mensajes personales, boletines de tiendas u otros servicios llenan nuestras casillas cada día… y ni siquiera los abrimos. Si se consideran sólo los correos de tipo laboral, un usuario recibe 300 de estos mensajes a la semana, por lo que ahora hay servicios que apuntan al eterno anhelo de tener una bandeja de entrada con cero correos sin leer.

por Nicolás Díaz

AL PRINCIPIO era una herramienta vital de comunicación personal y trabajo. Pero con el paso de los años el correo electrónico se ha convertido para muchos en una arma de doble filo, generando dependencia y estrés en muchos casos. ¿La razón? Con frecuencia, el tiempo simplemente no alcanza para lograr el llamado inbox zero, como se denomina al estado zen de tener cero correos sin leer. Según datos citados por la revista Forbes, el trabajador promedio pasa 13 horas a la semana sólo procesando su bandeja de entrada y, a pesar de que existen métodos de organzación como carpetas y etiquetas, la tarea sigue siendo un desafío para muchos debido al volumen de los mensajes recibidos.

1716382Rodrigo Martínez (27) recibe, en promedio, más de 500 emails al día. “En temporada media”, aclara. Su trabajo como media manager de una importante organizadora de eventos le ha hecho vivir con una bandeja de entrada que a la fecha cuenta con 2.499 correos sin leer. Como muchos otros usuarios, suele sentirse abrumado por la cantidad de emails que a veces no logra manejar. Prefiere ni pensar en lo que pasa al regresar de vacaciones: “En 2011 tuve que ir a Alemania y en las tres semanas acumulé unos 3.000 correos sin leer por el tiempo que estuve fuera”, cuenta.

La cantidad de correo electrónico de tipo laboral que le llega fuera de horas de trabajo también le ha causado problemas, explica: “Soy trabajólico. Hubo períodos en los que me venía un rato a la oficina a contestar pendientes… ahora también lo hago, pero sólo previo a los conciertos. ¿La nueva moda? Mandar un Whatsapp en caso de que no contesten el correo”. En EE.UU por ejemplo, esto ha causado un alza de un 32% en demandas sobre exceso de trabajo desde 2008, según publicó el diario USA Today.

Si bien sistemas de correo gratuito como Gmail incluyen poderosas utilidades de organización y clasificación, aún dependen del manejo manual para funcionar, el cual muchas veces puede olvidarse o dejarse de lado por intentar responder de manera rápida. Es el caso del diseñador Felipe Pimentel (30), quien utiliza su cuenta en el sistema para correo personal y de trabajo, y que lidia todos los días con casi 100 correos de todo tipo. “A veces el filtro de spam –correo basura- se marea y me pierdo de algo, pero es en pocas ocasiones. Lo peor es leer algo y olvidarlo porque debes continuar revisando la bandeja. He tomado algunas medidas, como los filtros de correo (que organizan mensajes de forma automática una vez arribados), pero hay días o semanas muy demandantes de trabajo en que lo olvido y ahí se desordena la cuenta”, explica.

Según datos del sitio especializado en datos de uso sobre el correo electrónico EmailStatCenter.com, un usuario promedio recibe más de 300 correos de trabajo cada semana, y la bandeja de entrada se chequea al menos unas 36 veces. Al regresar al trabajo tras una detallada sesión de revisión, se tarda un promedio de 16 minutos en volver a concentrarse. Por lo mismo, cada vez son más quienes buscan alcanzar el inbox zero: más tranquilidad, concentración y un mejor desempeño en el trabajo o en cualquier otra tarea que se esté trabajando en el momento.

Pero no todo está perdido para quienes se ven abrumados por el tráfico de su bandeja de entrada. Hay varias soluciones disponibles tanto en versiones web como en programas o aplicaciones para tabletas y smartphones en iOS y Android. Estas permiten organizar, etiquetar o simplemente eliminar de forma automática una gran parte del correo pendiente. Y aunque estas soluciones acercan al usuario a la meta de cero correos sin leer, también se requiere una gran autodisciplina: si bien puede limpiarse la bandeja de entrada, el usuario deberá poner de su parte para que se mantenga así.

Algunas soluciones

Una de las alternativas más originales y nuevas es Cloze (www.cloze.com), que utiliza un sistema similar al encontrado en servicios de métricas web como Klout, asignando un puntaje de importancia a cada uno de los contactos en la casilla de email, permitiéndole así asignarles automáticamente un lugar en la bandeja de entrada una vez llegados. Para crear este puntaje, el servicio analiza actividades de diferentes redes sociales además del correo -que puede ser Exchange, Yahoo! y Gmail-, y funciona como plataforma web y como aplicación, aunque esta última está disponible sólo para usuarios de iOS en versiones para iPhone y iPad.

El sitio web UnrollMe (http://unroll.me), que funciona con cuentas de Gmail, Google Apps y Yahoo! Mail, permite eliminar de raíz un problema que aqueja a muchas bandejas de entrada y cuya solución ha sido hasta ahora un proceso largo y tedioso: los boletines de correo. Noticias, avisos de tiendas o resúmenes de comunidades en línea, estos engrosan las cifras de los correos sin leer, manteniéndose de esa manera en la mayoría de los casos. Tras iniciar sesión con los datos de su clave, los usuarios se topan con una pantalla que muestra cada uno de los remitentes de los cuales reciben este tipo de correo, permitiendo eliminar la suscripción de forma sencilla. Para ordenar las que sí importan, se crea un resumen en la bandeja de entrada que muestra sólo las más importantes.

La compañía OtherInbox también es otra destacada en la guerra contra una bandeja de entrada desastrosa. En su sitio web (www.otherinbox.com) ofrece varias aplicaciones y herramientas para lidiar con esta problemática desde diferentes aspectos: Organizer, disponible para usuarios de Yahoo, Gmail y el servicio de Apple iCloud Mail, analiza los correos leídos y archivados y genera automáticamente una serie de carpetas para acceder de manera más rápida y clara en casos en el que la cantidad de correos almacenados sea demasiado amplia como para una búsqueda común. Otra de sus herramientas es Unsubscriber, que ofrece un sistema similar al de UnrollMe, pero también compatible con cuentas del servicio gratuito AOL. Por último, ofrecen también la aplicación móvil Message Finder -disponible para iOS-, que permite hallar correos fácilmente y sin siquiera la necesidad de recordar la línea de asunto o escribir: la aplicación categoriza de forma automática los contactos más comunes y temas específicos y los presenta según su categoría en pantalla.

Para usuarios de Windows y Mac OS X, una buena solución gratuita para comenzar a organizar el correo de forma más efectiva es Inky (www.inky.com), que permite administrar desde una sola pantalla varias cuentas de servicios gratuitos como Gmail o Yahoo! Mail en una bandeja de entrada unificada con filtros universales y un sistema de detección de remitentes relevantes que indica con un ícono de gota azul la importancia de cada mensaje: por ejemplo, un correo de un familiar con una invitación a cenar estará marcado en la bandeja de entrada con una gota de azul profundo, mientras que un boletín de una tienda aparecerá sólo con un tenue celeste.

Disponible en forma exclusiva para los usuarios de la plataforma móvil de Apple también es Mailbox (www.mailboxapp.com). Con una interfaz que favorece la navegación y marcado rápido de correos -sólo basta deslizar el dedo hacia la derecha sobre un correo para marcarlo como leído-, su sistema también permite adjuntar una fecha de respuesta límite para cada uno de los correos a medida que lleguen, con opciones como “más tarde hoy”, “esta noche”, “en un mes” o simplemente “algún día”. Para asegurar un buen funcionamiento de la aplicación, sus creadores la han dispuesto a través de una lista de espera, por lo cual debe descargarse en la App Store y esperar a que se encuentre disponible para su uso, ya que antes de esto la aplicación sólo mostrará el número del usuario en la lista de espera.

Los usuarios más avanzados cuentan con Tray.io (http://tray.io), un servicio web compatible con Gmail que permite ejecutar automáticamente acciones predeterminadas por el usuario. Por ejemplo, “Cuando un correo nuevo llegue a cualquier cuenta, realizar X acción”. Esta puede ser según remitente, si tiene adjuntos, incluye una dirección web o cualquier otra que se desee definir. Si bien el sistema incluye algunas opciones ya listas para usar, incentiva la creación de las propias para un uso más flexible. Además, éstas también pueden exportarse hacia otros medios, como los mensajes de texto, por lo que puede configurarse una notificación a través de un SMS en caso de que se reciban ciertos tipos de mensajes que de otra manera podrían perderse en la bandeja de entrada.

Otras alternativas

La revista The Atlantic hizo una especie de estudio interno para establecer cómo la bandeja de entrada revela varios perfiles. Así, están los nihilistas del email -con cero a 10 correos sin leer entre miles-, los acumuladores -con cero emails sin leer, pero que tampoco eliminan ningún mensaje- y los amantes del caos, quienes tienen miles y miles de correos sin abrir. Elspeth Reeve es una de esas últimas usuarias: “Estoy en paz con mi desorden. Lo dejo que fluya a mi alrededor como un río”.

 

http://diario.latercera.com/2013/03/09/01/contenido/tendencias/26-131666-9-la-pesadilla-de-los-emails-sin-leer-tiene-solucion.shtml

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