Cómo librarse del correo electrónico

DANIEL MARKOVITZ

¿Qué tan frecuente es que la gente vea suspendidos sus privilegios de correo electrónico porque sus casillas están repletas de actualizaciones de estado, notificaciones y demás informaciones sin importancia? La mayoría de las carpetas de entrada están atascadas de correos basura porque el paradigma dominante de la comunicación en estos días es “empujar” la información. La información es empujada a la gente cuando está lista, no necesariamente cuando se necesita.

UNA LECCION DE LA PRODUCCION AJUSTADA 
Uno de los pasos críticos de la producción ajustada es cambiar a un sistema de “arrastre”. En un sistema ajustado, la materia prima e inventario en proceso de trabajo son “arrastrados” por el paso anterior sólo cuando se necesitan para el paso subsiguiente, en vez de ser “empujados” al siguiente paso tan pronto como la operación anterior se termina. Los trabajadores tienen sólo lo que necesitan en el momento.

En un ambiente de oficina, por supuesto, el trabajo en proceso es la información. Un sistema de información de “arrastre” se da cuando el trabajador que sigue es capaz de obtener la información que necesita cuando la necesita, en lugar de que la información sea empujada en su casilla de correo o dejada en su escritorio. Un sistema de arrastre facilita el trabajo para los primeros trabajadores del proceso y para los últimos, reduciendo la probabilidad de que se pierda información crítica en un bombardeo de correos electrónicos sin importancia. Solicitar información simplemente la hace más fácil de manejar.

COMO CREAR UN SISTEMA DE “ARRASTRE” 
Algunas empresas están cambiando a sistemas de arrastre organizando sitios internos de redes sociales para reducir las ráfagas de correos electrónicos y permitir que los empleados exploten el conocimiento y experiencia de sus colegas cuando lo necesiten. Otras empresas han instalado “wikis”.
Programas informáticos de proyectos de colaboración basados en Internet como KanbanFlow, Trello y Asana proveen otro método para cambiar la comunicación de modo empuje a arrastre. Estos programas informáticos hacen que el progreso sea visible para todos los de un equipo, y facilita la comunicación entre varias partes según se necesite. Los sistemas de manejo visual de baja tecnología –como papeles autoadhesivos pegados en una pizarra ubicada en un lugar central– también pueden servir como tableros de información que permiten a los gerentes seguir el progreso de su equipo sin la necesidad de reuniones que consuman tiempo o ráfagas de correos electrónicos.
Cambiar de empuje a arrastre de información significa una menor carga cognitiva, menos reuniones, menos estrés y mejor flujo laboral. También, pavimenta el camino para trabajo de mayor calidad. ¿Cómo puede cambiar el paradigma de comunicación en su empresa?

http://www.estrategia.cl/detalle_noticia.php?cod=64453&sec=12

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